Dokumentum menedzsment - központosított iratkezelés

Az ITBC stratégiai partnerével együtt, vállalja a dokumentum menedzsment szabályainak megalkotását a partnerei részére. E szabályok alapján készül a dokumentum menedzselés informatikai rendszere.

Ismerjük meg a dokumentum menedzsment egyik alaprendszerét - a központosított iratkezelést.

A központosított iratkezelés hatékony eszköz mindazon cégek számára, ahol fontos a levelezések, elektronikus levelek és dokumentumok korrekt kezelése és követése. Iktatáskor beírhatjuk az adott levéllel kapcsolatos fontos információkat, illetve szkennelt formában vagy beillesztett Word dokumentumként elhelyezhetjük a tényleges dokumentumot.
A levélhez, dokumentumhoz elintézési határidőt rendelhetünk, melyre a rendszer automatikusan figyelmezteti a felelőst.
Az iktatókönyvbe felvitt dokumentumokat gyorsan megtalálhatjuk, hisz 10-féle szempont szerint rendezve jeleníthetjük meg őket. Ha az iktatóhoz fontos levél érkezik, akkor az iktatással egy időben üzenetben fogja Önt értesíteni, így egy kattintással értesülhet róla, hogy milyen levele érkezett.

A rendszer alapszolgáltatásai:

1. partnercégek címének, adatainak nyilvántartása,
2. automatikus iktatószám generálás, tetszőleges számú iktatókönyvvel,
3. a levél közvetlenül az iktatólapra kerül, bármikor előhívható formában,
4. megjegyzések, dokumentumok, fájlok, beszkennelt anyagok csatolása közvetlenül az iktatólaphoz,
5. a belső ügyintézők bármikor írhatnak és továbbíthatnak iktatásra és nyomtatásra levelet - teljesen elektronikus úton,
6. az elektronikus leveleket a postafájl tulajdonosa iktathatja, kimenőt és bejövőt egyaránt,
7. levelek és dokumentumok egyszerű és villámgyors előkeresése és előhívása,
8. a bejövő és kimenő levelek a belső ügyintézők saját mappáiba kerülnek, a releváns dokumentumok azonnal rendelkezésre állnak,
9. határidős levelekre figyelmeztetést küld,
10. a cégek alkalmazottainak személyes adatainak (pl. mobiltelefonszám, beosztás, stb.) nyilvántartása.

business_process